Schritte zur optimalen ERP-Lösung 3/5: Hurra, wir starten die ERP-Auswahl!!
Der dritte von fünf Schritten zur optimalen ERP-Lösung befasst sich mit der Fragestellung der methodisch abgesicherten Auswahl des bestgeeigneten ERP-Systems und dem Implementierungs-partner. Entscheidend in diesem Zusammenhang ist die vergleichende Beurteilung
- der Funktionalitätsabdeckung.
- des Preises.
- der Passung zur Firmenkultur.
- dem nachgewiesenem Branchen- Know-How.
- der Kompetenz der Berater.
Welche Anbieter beziehe ich in die Auswahl ein?
Jeder Entscheider hat Informationen darüber, welche Systeme in Frage kommen könnten. Er bezieht sich dabei auf Kenntnisse von Systemen, die bei befreundeten Unternehmen, bei Lieferanten bei Wettbewerbern oder bei Kunden im Einsatz sind. Auch Branchenverbände geben hierzu gerne Informationen. Für den potentiellen Anbieter muss nun das konkrete Profil erstellt werden. Hier einige Kriterien, die dabei wichtig sind:
- Größe und Rechtsform des Unternehmens?
- Geographische Ausbreitung und Verfügbarkeit?
- Anzahl der Mitarbeiter in der Entwicklung und in der Beratung?
- Anzahl Kunden insgesamt und Neukunden des letzten Jahres?
- Verhältnis von Lizenz- zu Wartungsumsatz?
- Branchenfokus?
- Integrierte Lösung für alle geforderten Funktionsbereiche?
- Und, und, und…
Diese Anforderungen werden von den Entscheidern definiert und geben das erste grobe Suchprofil vor. Der Markt bietet über 100 Systeme und noch mehr Anbietern, die diese Systeme implementieren. Wo setzt man an? Es bietet sich an sich gemeinsam mit einem Berater, der über entsprechende Marktkenntnisse und Daten verfügt sich auf etwa 10 potenzielle Anbieter zu beschränken. Diese werden dann näher untersucht.
Wie führe ich die Ausschreibung durch?
Die Ergebnisse aus der Phase 2 werden herangezogen und entsprechend als Ausschreibungsunterlagen aufbereitet:
- Es wird eine Projektskizze erstellt
- Das Lastenheft wird final überarbeitet und abgenommen
- Die Struktur und die Inhalte für die Preisanfrage werden aufbereitet
Die Projektskizze beschreibt die Geschäftstätigkeit ihres Unternehmens, die strategischen Zielsetzungen und Erwartungen an das ERP Projekt und den potenziellen Partner. Es werden technische Rahmenbedingungen festgelegt. Die Systeme und Funktionsbereiche, die abgelöst oder integriert werden, werden genannt. Darüber hinaus wird die weitere Vorgehensweise skizziert und die Termine für die Präsentationen festgelegt.
Im Lastenheft wird der funktionale Lieferumfang umrissen. Es wird exakt definiert welche Funktionen als Muss, Kann oder Wunschoptionen gelten.
In der Preisanfrage finden wir die Gliederung aus dem Lastenheft bzgl. der Lizenzen wieder. Zusätzlich werden aber auch alle für die Implementierung notwendigen Dienstleitungen, wie Beratung, Schulung, Anpassungen auch für Schnittstellen und Formulare abgefragt.
Diese 3 Dokumente umfassen das Ausschreibungspaket. Nun sind die ausgewählten Anbieter gefragt. Sie müssen dieses Paket bearbeiten und im vorher festgelegten Zeitrahmen zurück senden.
Sind die Angebote funktional, inhaltlich und preislich vergleichbar?
Die Angebote der Anbieter kommen in dem von ihnen vorgegebenen Format zurück. Die Antworten müssen aufbereitet werden, um eine Entscheidungsgrundlage nach folgenden Kriterien zu liefern:
- Gesamtpreis des Projektes, aufgegliedert nach Lizenz-, Dienstleistungs- und Wartungskosten.
- Funktionaler Abdeckungsgrad durch Lösungen vom Anbieter, Fremdsoftware und Anpassungen
- Anzahl Installationen und mind. 3 Referenzen aus ihrer Branche
Auf Basis dieser Informationen können sie nun entscheiden mit welchen 4 Anbietern Sie in den weiteren, detaillierten Auswahlprozess gehen.
Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass alle für Sie relevanten, potenziellen Anbieter ihnen vergleichbare Antworten zu ihren Fragen gegeben haben.
Wie finde ich die bestgeeigneten Anbieter? Wie erstelle ich effizient Ausschreibungsunterlagen und was müssen diese beinhalten? Wie stelle ich sicher, dass ich vergleichbare Angebote erhalte?
Antworten auf diese und weitere Fragen für ein erfolgreiches ERP-Projekt finden Sie hier.
Die nächste Ausgabe dieser Artikelserie trägt den markanten Titel:
"Wir werden ein Traumpaar!"
Lassen Sie sich überraschen und inspirieren. Es bleibt spannend.