Schritte zur optimalen ERP-Lösung 2/5: Achtung: Die eierlegende Wollmilchsau!
Heute beschäftigen wir uns im Rahmen der Artikelserie „Die 5 Schritte zur optimalen ERP-Lösung“ mit der Fragestellung der effizienten Erstellung des Anforderungsprofils mit dem Ziel, dass alle notwendigen strategischen, funktionalen und technologischen Kriterien erfasst und berücksichtigt werden.
Die Entscheidung für das ERP Auswahl- oder Optimierungsprojekt ist gefallen. Nun geht es an den nächsten Schritt, die Fragestellung, was brauchen und wollen wir denn nun genau?
Welche konkreten Anforderungen bestehen eigentlich?
- Hier ein paar übliche Vorgehensweisen, um das heraus zu finden:
- Die Unternehmensleitung gibt die strategischen Zielsetzungen und Anforderungen vor.
- Die Prozessverantwortlichen im Projektteam werden aufgefordert ihre Anforderungen zu definieren, frei nach dem Motto: Was ich mir schon immer gewünscht habe.
- Es werden die Abläufe gegen Referenzprozesse abgeglichen und die Best Practice Vorgehensweise definiert.
- Die zeitlichen und funktionalen Abhängigkeiten aller Geschäftsbereiche und Niederlassungen werden berücksichtigt.
- Die technologischen Rahmenbedingungen werden definiert.
- Natürlich muss auch an zukünftige Veränderungen der Prozesse und der Geschäftsabläufe gedacht werden.
- Mit Checklisten werden die Anforderungen strukturiert und auf Vollständigkeit verifiziert.
- Es wird ein umfassendes Anforderungsprofil zusammengestellt.
- …
Die Herausforderung in dieser Projektphase besteht darin, möglichst alle Anforderungen zu erfassen und alle Projektmitglieder und Bereiche mit in den Prozess einzubeziehen. Dies ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für das gesamte Projekt: jedem wird durch seine Mitarbeit auch seine Verantwortung für die spätere Umsetzung bewußt.
Natürlich besteht an dieser Stelle die Gefahr, dass Vorstellungen und Anforderungen, auch für Spezialabläufe und Vorgänge, die selten vorkommen mit eingebracht werden., Die berühmte „eierlegenden Wollmilchsau“ wird definiert, das System, dass alles kann und jede Anforderung im Standard abdeckt.
Um dieses Ausufern zu verhindern und das Fokussieren auf die wirklich wichtigen Anforderungen sicher zu stellen macht eine Begleitung des Prozesses durch einen erfahrenen ERP-Berater notwendig.
Um ein effizientes Arbeiten und die strukturierte Aufbereitung der Ergebnisse sicher zu stellen erfordert die Erhebung von Anforderungen eine methodische Vorgehensweise, ein stringentes Projektmanagement und eine konstruktive Moderation. Dies gewährleistet der Berater!
Wie werden die Anforderungen möglichst schnell und effizient identifiziert und dokumentiert?
In der Praxis haben sich dabei folgende Methoden und Vorgehensweisen bewährt:
- Workshop mit der Geschäftsleitung zur Definition der strategischen Rahmenbedingungen und Zielsetzungen.
- Projekt Kick-Off mit allen Projektbeteiligten zur Einstimmung und klaren Kommunikation der Zielsetzung und Erläuterung der Vorgehensweise.
- Strukturierte Aufbereitung der Anforderungen je Kernprozess durch die Prozessverantwortlichen auf Basis einer vorgegebenen Checkliste.
- Workshops für alle Teilbereiche mit dem Berater zur Aufbereitung und Vervollständigung bereits dokumentierter Anforderungen.
- Zusammenführen und bewerten der wichtigsten Schwachstellen, bzw. Nutzenpotenziale für alle Prozesse.
- Diskussion und Abgleich der Prozessbeschreibungen mit Referenzprozessen.
- Dokumentation der Soll-Prozesse in einem Prozessmodell.
- Aufbereiten der Ergebnisse in einer Zusammenfassung.
- Präsentation der Ergebnisse vor dem gesamten Projektteam und der Geschäftsleitung.
- Entscheidung über die weitere Vorgehensweise.
Mit einer solchen Vorgehensweise haben Sie nicht nur die Basis für eine erfolgreiche Ausschreibung für ein neues System gelegt, sondern auch bereits den Arbeitsvorrat und die Sollvorgaben für das spätere Umsetzungsprojekt definiert.
Wie identifiziere ich am besten meine Anforderungen an ein neues System? Wie kann ich dieses Projekt dazu nutzen auch alte Zöpfe abzuschneiden? Wie kann ich von Best Practice Vorgehens-weisen profitieren?
Antworten auf diese und weitere Fragen für ein erfolgreiches ERP-Projekt finden Sie hier.
In der nächsten Ausgabe dieser Artikelserie lesen Sie dann unter dem Titel: "Hurra, wir starten die ERP-Auswahl!", wie Sie sicherstellen, dass Sie alle potenziell passenden Anbieter bei der Ausschreibung berücksichtigen und diese vergleichbare Angebote abgeben.